Saisie de données : optimisez votre temps en faisant appel à un opérateur spécialisé

 Le rôle de la saisie de données dans le monde professionnel

Dans le cadre des activités d'une entreprise ou de tout professionnel, l'insertion d'informations pour les stocker dans un ordinateur ou autre appareil électronique nécessite une saisie manuelle préalable en vue d'une utilisation ultérieure. Cette importante tâche est confiée à des opérateurs de saisie spécialisés qui utilisent des logiciels de traitement de texte tels que Microsoft Word, Microsoft Excel, FreeOffice ou encore Google Docs. Les données à saisir proviennent de divers supports physiques tels que des documents d'entreprise, des annuaires ou des formulaires. Elles peuvent également être sous forme audio, vidéo ou même issues de brouillons manuscrits. Les formats originaux de ces supports sont variés, pouvant être des papiers, des documents PDF, des fichiers JPEG, Docx, Xlsx, etc.

Cependant, il convient de noter que cette tâche peut être à la fois longue et fastidieuse, et en fonction du volume des données à traiter, les professionnels pourraient envisager de faire appel à un ou plusieurs opérateurs de saisie pour les assister dans cette démarche.

 Qui prend en charge la saisie des données ?

Dans le cadre professionnel (grande entreprise, PME, école, etc.), la responsabilité de la saisie des données peut être assurée en interne en créant un ou plusieurs postes d'opérateurs de saisie, selon le volume de données à traiter. Cependant, il peut arriver que ces agents se trouvent débordés par un important flux de données, notamment lorsqu'il s'agit de saisir des questionnaires, par exemple. Cette tâche peut être très chronophage, surtout si le processus n'est pas automatisé, notamment lors de la saisie des réponses.

 Plutôt que d'embaucher davantage d'opérateurs de saisie, certains professionnels préfèrent externaliser cette activité en faisant appel à des opérateurs de saisie indépendants (freelances) ou en collaborant avec des agences ou des entreprises spécialisées dans la saisie de données. En faisant appel à ces professionnels de la saisie, ils peuvent bénéficier d'une confidentialité assurée pour leurs données tout en ayant la garantie de leur sécurité grâce à l'utilisation de serveurs dédiés pour la sauvegarde.

 -  Le rôle d'un freelance dans la saisie de données

Un freelance dans le domaine de la saisie de données est un professionnel qui exerce cette activité depuis son domicile. Il est bien versé dans l'utilisation des différents outils de saisie de données. Son travail peut être effectué de manière continue, avec une rémunération au forfait, ou bien il peut saisir les données à la demande de son client et être rétribué en fonction du volume de travail accompli. Dans les deux cas, il s'engage à respecter le cahier des charges de son client, en fournissant un travail de qualité, conforme aux consignes et en respectant les délais imposés.

 -  Le rôle d'un opérateur Web offshore dans la saisie de données

Les opérateurs Web offshore représentent des agences spécialisées dans la saisie de données provenant de diverses sources. Ces agences disposent d'une équipe d'opérateurs de saisie pluridisciplinaires, qualifiés et expérimentés, qui sont habitués à travailler sous pression. Parmi ces agences, on peut citer websaisie.wordpress.com, qui se trouve à Madagascar et qui bénéficie d'une expérience de 12 années dans le domaine de la saisie de données.

 Les différentes prestations offertes par un opérateur de saisie

En matière de saisie de données, les services offerts par un opérateur de saisie, qu'il soit freelance ou une agence de saisie offshore, couvrent un large éventail de besoins. Voici les prestations proposées :

 -          La saisie de données et de bases de données.

-          Le traitement et la vérification de données.

-          La saisie de documents classiques tels que des textes, des documents Excel, des rapports de réunions ou de conférences, des annuaires, et des formulaires.

-          La saisie de documents comptables, incluant les factures et les notes de frais.

-          La saisie de fiches produits pour des catalogues ou des sites e-commerce.

-          La saisie de leads et l'organisation des tâches associées.

-          La saisie d'e-mails de candidats et le traitement de leurs candidatures dans le cadre du recrutement.

-          La transcription de fichiers audio ou vidéo en texte écrit pour faciliter leur exploitation.

Ces prestations couvrent une variété de besoins et permettent aux clients de bénéficier d'un service professionnel pour la gestion efficace de leurs données.

 Pour externaliser la saisie de données à un opérateur externe, voici la procédure à suivre :

 Demander des devis gratuits : Tout professionnel intéressé par l'externalisation de la saisie de données devra commencer par solliciter des devis gratuits auprès de freelances ou d'agences offshore qui proposent ces services.

 Comparer les offres : Une fois les devis reçus, il est essentiel de les comparer attentivement en évaluant les différentes propositions pour choisir le prestataire qui correspond le mieux aux besoins et aux objectifs spécifiques.

 Respect du cahier des charges et confidentialité : Une fois le prestataire choisi, il est primordial qu'il respecte scrupuleusement le cahier des charges établi, tout en garantissant la confidentialité absolue des données du client.

 Vérifier les clauses du contrat d'externalisation : Avant de signer le contrat d'externalisation, le donneur d'ordre doit s'assurer que celui-ci inclut une clause de confidentialité, afin de protéger les données sensibles. De plus, une clause de réversibilité peut également être incluse, permettant au donneur d'ordre de récupérer ses données à la fin du contrat si nécessaire.

 En suivant cette démarche rigoureuse, le professionnel pourra confier la saisie de ses données à un opérateur de saisie externe en toute confiance, tout en assurant la protection de ses informations sensibles.